Fælles økonomiplatform til byggeri og ejendomsadministration

Problemstillingen

Mange entreprenørfirmaer opfører byggerier efter en vis procentdel er solgt eller udlejet. Det giver den nødvendige sikkerhed for bank og/eller kreditforeningen.

Imidlertid er verden dynamisk og med stigende renter kan der indfinde sig en situation hvor det er hensigtsmæssigt at om disponere fra et salg til en at beholde boligen og udleje den i stedet for.

Pludselig befinder bygherren sig i en situation med et sæt forretningsprocesser der ikke er understøttet i de eksisterende systemer i form af ejendomsadministration.

Det giver 3 muligheder: 1. Prøve at presse sin nuværende løsning til at understøtte ejendomsadministration. 2. Adoptere en anden løsning til ejendomsadministration og konsolidere systemerne eller 3. vælge en platform, der både kan håndtere økonomi ved byggesager og kan håndtere ejendomsadministration.

Benytte sin nuværende løsning

Det går sjældent godt at prøve at få sin økonomistyring til at gøre noget det ikke er beregnet til. Ofte at er der brug for registrere data, men felterne mangler så brugerne benytter forkerte felter. Det er vanskeligt at definere klare processer når der mangler et korrekt datagrundlag.

Et efterfølgende systemskifte bliver unødvendigt kompleks grundet en vanskelig data vaskning. Dertil kommer at forretningsprocesserne støttes i meget varierende omfang grundet utilstrækkelig funktionalitet.

Supplere med et nyt system

2 systemer er også en mulighed. Et system der anvendes til styring af økonomien i forbindelse med byggeprojekterne og et andet til ejendomsadministrationen. Problemet er her at der skal vedligeholdes 2 sæt af system paradigmer. Det giver et øget uddannelsesbehov og dobbelte systemvedligeholdelsesudgifter.

Desuden opstår der et konsolideringsbehov, der skal løses hvis aktiviteterne afvikles i en koncernmæssig sammenhæng.

Vælge et system der kan suppleres med ny funktionalitet

Business Central er et stærkt system der har et kraftigt finansmodul. Desuden har det et særdeles anvendeligt projektmodul. Projektmodulet er en del af Business Central. Ved at supplere Business Central med et 3. partssystem til ejendomsadministration, kan både økonomi i forbindelse med byggeprojekter og administration af ejendomme løses på samme platform.

Et eksempel på et system til ejendomsadministration på Business Central er lavet af Dynamics Property. Programmet fungerer sammen med projektmodulet, så behovet kan løses på en platform.

Fordelen ved at sådan system, er at begge områder dækkes af samme program. Business Central har et stærkt finanssystem der er arbejder sammen med såvel projektmodulet og ejendomsadministrationssystemet.

Fordele og ulemper

Tidligere var et system som Business Central (BC) opbygget på en måde der krævede opgraderingsprojekter. I dag kan dette også være tilfældet, men vælger man sine programmer via AppSource e det ikke tilfældet, da man løbende og automatisk bliver opgraderet.

Styring af økonomien igennem BC’s projektmodul

I projektmodulet (eller også kaldet sagsmodulet) kan man budgettere værdier og sammenholde disse med realiserede omkostninger.

Strukturen er følgende:

• Sag
• Salgsopgave linjer
• Salgsplanlægningslinjer

Strukturen kan i praksis være lige så høj og dyb som man ønsker. Det giver mulighed for at de enkelte moduler i byggeriet kan udtrykkes som et afsnit af salgsopgavelinjer. Budgettet ligger på sagsplanlægningslinjerne, idet de holder beløbet.

Ved at sætte sags- & opgavenummer på de leverandørfakturaer der tilgår virksomheden, kan økonomien både ses i finans og på sagen.

Der eksisterer ligeledes en sagskladde og en tidsregistreringskladde med et godkendelsesforløb. Der kan laves salgsfaktuaer fra sagen, hvilket giver at både indtægter og udgifter kan ses på sagen.

Byggevirksomheden kan dernæst begynde at overveje om de indbyggede metoder til at opgøre igangværende arbejder giver mening for virksomheden, eller der skal findes andre metoder. Uanset hvordan er det også en mulighed!

Når der skrives som der gør er det nødvendigt at CFOén har 100% styr på sine igangværende arbejder og Business Centrals metoder til at opgøre igangværende arbejder er relativt komplekse og kontra intuitive.

Alm. praksis ville være at aktivere afholdte udgifter i balancen for dernæst at flytte dem til resultatopgørelsen efter produktionsprincippet. I BC flyttes de som udgangspunkt til resultatopgørelsen og derfra væk igen. Via opsætninger kan dette ændres, men for de fleste virker dette ulogisk.

Funktionaliteten omkring sagsmodulet er standard i Business Central.

Anvendelse af en ejendomsløsning

Først skal ejendomsløsningen downloades fra AppSource. Softwaren lægger løsningen sig som et område inden for Business Central – præcis som standard funktionalitet. Der skal ikke anvendes udviklere i processen og opdateringer sker automatisk.

Strukturen i ejendomsløsningen er Ejendom, lejemål og lejer.

Konklusion

Ved at foretage det korrekte systemvalg til at starte med, kan IT-arkitekturen forsimples for byggevirksomheder. Specielt hvis de også risikerer at have ejendomsadministration som en del af aktiviteterne der udføres i virksomheden.

Styring af økonomien igennem BC’s projektmodul